De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel organisaties anders gaan nadenken over de mix tussen thuiswerken en werken op kantoor. We hebben afgelopen jaar de voor- en nadelen van thuiswerken ontdekt en in veel organisaties wordt thuiswerken meer de standaard dan voorheen. Vanuit de visie van Team Based Working binnen organisaties betekent dat ook een verandering hoe hybride werken eruit komt te zien. Maar hoe gaat dat er dan uit zien? PROVENPARTNERS neemt je mee!
Team Work
Team Based Working laat zien dat de kracht van een organisatie zit in een groep van ongeveer 10 mensen die samenwerken. Een groep mensen die samenwerkt bereikt meer dan 10 individuen los van elkaar. De redenering binnen dit teamwerken geeft aan dat je onderdeel bent van een basisteam. De mensen aan wie je taart trakteert als je jarig bent. Daarnaast ben je vaak ook onderdeel van andere teams (bv. projectteams, werkgroepen etc.) en werken medewerkers in fuzzy structuren met elkaar samen (doordat ze in meerdere en met verschillende teams werken). Op die manier worden verbindingen tussen teams gelegd. Dit omdat we geloven in open teams. Dat zijn teams die van buiten naar binnen werken. Wat gebeurt er in de externe omgeving van je team en hoe kun je daar als team op reageren en in meebewegen? Ben je goed in staat om daarop te reageren en ben je je als team bewust van je plaats in die externe omgeving, dan ben je een open team.
Wat zien wij in de praktijk gebeuren?
De samenwerkingsdynamiek binnen en tussen teams gaat veranderen, doordat er een andere mix gaat ontstaan tussen thuiswerken en digitaal met elkaar samenwerken. De kunst is nu om de ideale mix te vinden hierin. Vanuit de organisatie willen we anders met de vierkante meters kantoorruimte omgaan, omdat er een andere mix tussen werken op kantoor en thuiswerken ontstaat. Vanuit de teams willen we met elkaar samen kunnen werken. Dit kan digitaal, maar we hebben ook gemerkt dat we dan dingen missen. Denk aan het verbinding maken met elkaar, het gevoel van écht samenwerken, elkaar aanvoelen en de non-verbale lichaamstaal van elkaar opvangen. Dit is allemaal lastiger als we alleen maar digitaal samenkomen. Vanuit organisatie- én teamperspectief moeten we kijken hoe we de ideale mix gaan creëren wanneer we teruggaan naar het normaal.
Weer terug naar kantoor
Wij zien organisaties worstelen met hoe ze om moeten gaan met de verdeling van kantoordagen voor hun medewerkers. En hoe ga je om met mensen die in meerdere teams werken en voorkom je dat uiteindelijk iedereen elke dag op kantoor aanwezig is?
Wat we bij PROVENPARTNERS vaak doen is de klant meenemen in een denkmodel met vragen als: ‘Neem nu eens 1/5e van je aantal teams en ga daar eens werkplekken voor inrichten waarbij alle teams een vaste dag op kantoor werken.’ Vanuit hier proberen we de zaak op te rekken (de situatie op scherp zetten) én te concretiseren (wat betekent dit dan in de praktijk). Als een team dan aangeeft twee dagen op kantoor te willen werken kom je automatisch op een hoger percentage uit. Vervolgens blijkt dat het merendeel van de teams op maandag, dinsdag én donderdag op kantoor wil werken en niet op woensdag en vrijdag. Ten slotte blijkt dat er ook veel mensen team overstijgend willen werken en regelmatig aansluiten bij andere teams. Dan moeten er dus extra werkplekken zijn voor mensen die met die teams samen willen werken. Voordat je het weet zit je dan al op bijna volledige bezetting van je kantoor.
Wij proberen deze organisaties dan te stimuleren om tot een goede verhouding te komen. De kunst is om een aantal basisafspraken te maken én die met elkaar voldoende wendbaar te houden. Je hebt dus flexibiliteit nodig om aan te kunnen passen en het op maat uit te kunnen voeren.
Vanuit de organisatie mogen kaders komen hoeveel kantoorruimte teams tot hun beschikking krijgen. Samen met de teams gaan wij dan in gesprek over hoe je die ruimte het beste met elkaar in kunt vullen, waarbij je de mix tussen thuis werken en op kantoor werken behoudt én binding met je teams blijft voelen. Hierbij is het belangrijk om elkaar aan te spreken als er niet aan afspraken gehouden wordt. Ook hier helpen wij teams het goede gesprek met elkaar te voeren: de constructieve dialoog.
Hoe pak je dit dan aan?
- Bepaal de positie: ga kijken hoe de huidige situatie er uitziet. Waar sta je als organisatie en team m.b.t. tot de samenwerking en de werkomgeving die daaraan ondersteunend is? Hoe werk je nu samen? Hoe vaak zie je elkaar? Wat is de verhouding op dit moment tussen fysiek en digitaal werken?
- Bepaal de ambitie: hoe willen jullie bij het ‘terug naar normaal’ met elkaar samenwerken? Hoeveel dagen ga je op kantoor zijn? Welke richting kiest de organisatie daarin? En wat wil je als team?
- Bepaal de reis: ga stap voor stap acties uitvoeren om bij je ambitie te komen. Wat is er nodig om in die ideale mix samen te werken? Welke stap kunnen we daar morgen al in zetten?
Voor welke uitdagingen staat jouw organisatie of team als we weer terug naar het normaal gaan?
Deze blog is deel 4 van een vijfluik. Iedere week vragen we een expert uit het werkveld zijn/haar visie op hybride werken te delen.
Lees binnenkort deel 5 geschreven door Jaytee van Veen (Rever Interieurprojecten) over hybride werken vanuit de clubhuis gedachten.
Deze blog werd geschreven door Leo van de Vorst, Sherpa, maar ook een van de oprichters en partners, bij PROVENPARTNERS.